Tupoksi

TUGAS POKOK DAN FUNGSI UNIT KERJA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GUNUNG MAS

  1. Kepala Dinas

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas memimpin, melakukan pembinaan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas, menyusun dan menetapkan kebijakan dan mengkaji Dinas agar berjalan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Uraian Tugas dimaksud adalah sebagai    berikut :

  1. Membantu Bupati di Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
  2. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan dan program di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai kewenangan Kabupaten agar kegiatan dan program dapat berjalan dengan baik;
  3. Merumuskan konsep sasaran pembangunan Kabupaten di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil  sesuai arah kebijakan yang ditetapkan;
  4. Membina bawahan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya agar pelaksanaan tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik;
  5. Melakukan Koordinasi antara Unit Kerja di lingkungan Dinas Instansi terkait dalam pelaksanaan tugas;
  6. Melakukan Evaluasi dan laporan sosialisasi pelaksanaan tugas secara triwulan kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah;
  7. Memberikan Saran dan pertimbangan kepada Bupati tentang pelaksanaan tugas yang terkait dalam Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil; dan
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

b.   Sekretariat

Sekretaris mempunyai tugas memberikan pelayanan adminsistratif Ketatausahaan di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil meliputi kegiatan urusan Kepegawaian, Keuangan, Surat Menyurat, Perlengkapan Rumah Tangga dan Urusan Umum lainnya dengan uraian tugas sebagai berikut :

  1. Membantu Kepala Dinas di Bidang Tugasnya;
  2. Mempersiapkan dan mempelajari bahan-bahan serta perangkat yang diperlukan di bidang tugasnya;
  3. Memberikan tugas kepada masing-masing kepala sub Bagian agar dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya;
  4. Memantau dan memonitor tugas-tugas yang diberikan kepada masing-masing Kepala Sub Bagian agar dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya
  5. Menyusun Program Kerja Tahunan sesuai dengan bidang tugasnya;
  6. Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan; dan
  7. Melaksanakan tugas lainya yang diberikan oleh atasan.

Sekretariat terdiri dari :

1)   Sub Bagian Penyusunan Program

Kepala Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas membantu Sekretariat dalam bidang penyusunan program dan tugas lainnya.

Uraian tugas dimaksud sebagai berikut :

b)   Membuat RKA, DPA Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunung Mas

a)   Menyusun program kerja dalam Sub Bagian Penyusunan Program;

c)   Mempersiapkan bahan, materi dan penyusunan rencana dan program kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

d)   Menyusun dan menampung rencana anggaran kegiatan dari semua bidang;

e)   Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan fungsinya;

f)   Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan;

g)   Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan untuk bahan tindak lanjut; dan

h)   Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan yang berkaitan dengan bidang tugasnya.

2)   Sub Bagian  Keuangan dan Kepegawaian 

Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian mempunyai  tugas membantu Sekretariat dalam bagian keuangan dan kepegawaian.

Uraian tugas dimaksud sebagai berikut :

a)   Menyusun rencana kegiatan dan program Kerja bagian keuangan dan kepegawaian;

b)   Mempersiapkan dan mempelajari peraturan-peraturan yang diperlukan dalam bidang tugasnya;

c)   Menyiapkan administrasi keuangan dan kepegawaian;

d)   Melakukan koordinasi antara unit kerja di lingkungan Dinas/Instansi terkait dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan dan kepegawaian;

e)   Menyiapkan bahan usulan kenaikan Pangkat, Gaji berkala, Formasi Jabatan, Mutasi Pegawai/Jabatan, Rencana Penambahan Pegawai dan Pensiun;

f)   Menghimpun Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) yang dibuat oleh atasan bagi semua PNS dan selanjutnya disampaikan kepada  kepada Bupati dan kepada yang bersangkutan;

g)   Mengelola administrasi bagi pegawai yang memerlukan cuti ijin/tugas belajar, Taspen serta surat keterangan lainnya sesuai ketentuan dan peraturan dan perundangan yang berlaku

h)   Membuat Daftar Urut Kepangkatan sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku;

      i)    Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan; dan

      j)    Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan kepadanya.

3)   Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

      Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga dan perlengkapan.

Uraian tugas dimaksud  sebagai berikut :

  1. Menyusun rencana kegiatan dan program kerja Sub Bagian Umum dan Perlengkapan;
    1. Mempersiapkan dan mempelajari bahan-bahan/surat perangkat peraturan yang diperlukan dalam bidang tugasnya;  
    2. Memberi petunjuk kepada bawahan agar seluruh tugas dan fungsi dapat berjalan dengan baik;
    3. Membagi tugas kepada bawahan agar seluruh tugas dapat terbagi;
    4. Membantu atasan dalam bidang tugasnya;
    5. Menyusun kebutuhan barang unit yang diperlukan oleh dinas;
    6. Mendistribusi barang dan peralatan kantor ke bidang-bidang di lingkup rumah tangga dinas;
    7. Melakukan koordinasi antara unit kerja di lingkungan dinas/instansi terkait dalam pelaksanaan tugasnya;
    8. Mengatur administrasi surat menyurat antara lain surat masuk dan surat  keluar; dan
    9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan kepadanya.

c.   Bidang Pendaftaran Penduduk

Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas mengkoordinasi kegiatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk.

Uraian tugas dimaksud terdiri dari :

a.   Menyusun pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan Pendaftaran  Penduduk;

b.   Melakukan penyiapan bahan pendaftaran penduduk;

c.   Menyusun dan mengolah data Pendaftaran Penduduk;

d.   Melaksanakan kegiatan pengolahan data pendaftaran penduduk

e.   Menyimpan dan memelihara data Pendaftaran Penduduk;

f.    Membagi tugas kepada bawahan;

g.   Membina/membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugas;

h.   Memberi saran/pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan bidang pendaftaran penduduk;

i.    Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas; dan

j.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Bidang Pendaftaran Penduduk terdiri dari 3 (tiga) seksi :

  1. Seksi Identitas Penduduk

Kepala Seksi  Identitas Penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan pelayanan penerbitan identitas penduduk.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

a)   Penyiapan pelaksanaan pelayanan biodata dan Nomor Induk Kependudukan;

b)   Penyiapan pelaksanaan pelayanan penerbitan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP);

c)   Penyiapan sosialisasi identitas penduduk;

d)   Memberi petunjuk kepada bawahan atau pelaksanaan tugas pelaksana;

e)   Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan identitas penduduk;

g)   Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepada atasan; dan

h)   Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

  • Seksi Perpindahan Penduduk

Kepala Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan pendaftaran perpindahan penduduk inter dan intra daerah.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Penyiapan dokumen pelaksanaan pendaftaran penduduk inter daerah;
  2. Penyiapan dokumen pendaftaran perpindahan penduduk intra daerah;
  3. Penyiapan pelaksanaan perpindahan penduduk inter dan intra daerah;
  4. Memberi petunjuk kepada bawahan atau pelaksanaan tugas pelaksana;
  5. Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan perpindahan penduduk; dan
  6. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepada atasan;

                  3)   Seksi Pemakaman

                        Kepala Seksi Pemakaman mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan pemakaman penduduk

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Penyiapan dokumen pendaftaran/ijin pelaksanaan pemakaman penduduk;
  2. Penyiapan lahan/lokasi pemakaman umum;
  3. Penyiapan sarana mobil angkutan jenazah;
  4. Memberi petunjuk kepada bawahan atau pelaksanaan tugas pelaksana; dan
  5. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada atasan.

d.   Bidang Informasi Kependudukan

      Kepala Bidang Informasi Kependudukan mempunyai tugas mengkoordinasi kegiatan pelayanan informasi kependudukan.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun pedoman pengembangan system dan teknologi informasi;
  2. Penyiapan fasilitas pelaksanaan pengolahan data kependudukan;
  3. Penyiapan fasilitas pelaksanaan pelayanan informasi kependudukan;
  4. Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sehingga dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas dan fungsinya;
  5. Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan informasi kependudukan;
  6. Memberi saran/pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan masalah informasi kependudukan
  7. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggung jawaban kepada atasan; dan
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Bidang Informasi Kependudukan terdiri dari 3 (tiga) seksi :

1)   Seksi Sistem dan Sumber Daya Informatika

Kepala Seksi Sistem dan Sumber Daya Informatika mempunyai tugas mempersiapkan fasilitas pengembangan system dan teknologi informasi kependudukan.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Penyiapan fasilitas pengembangan perangkat keras;
  2. Penyiapan fasilitas pengembangan perangkat lunak;
  3. Penyiapan fasilitas pengembangan jaringan komunikasi data;
  4. Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sehingga dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas dan fungsinya;
  5. Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan informasi kependudukan;
  6. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban kepada atasan; dan
  7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2)   Seksi Monitoring, Evaluasi, Pelaporan dan Statistik

Kepala Seksi Monitoring, Evaluasi, Pelaporan dan Statistik mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dokumen dan fasilitas pelaksanan pengolahan data kependudukan.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun rencana kegiatan pengolahan data pendaftaran penduduk;
  2. Melakukan pengolahan data kejadian vital penduduk;
  3. Melakukan pengolahan data penduduk non registrasi;
  4. Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sehingga dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas dan fungsinya;
  5. Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan pengolahan data;
  6. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban kepada atasan; dan
  7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3)   Seksi Pelayanan Informasi Kependudukan

Kepala Seksi Pelayanan Informasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dokumen dan fasilitas pelaksanan pelayanan informasi kependudukan.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Menyiapkan dokumen dan pelaksanaan pelayanan informasi melalui media elektronik;
  2. Menyiapkan dokumen dan pelaksanaan pelayanan informasi melalui media cetak;
  3. Menyiapkan dokumen dan pelaksanaan pelayanan informasi melalui outlet;
  4. Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sehingga dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas dan fungsinya;
  5. Melaksanakan sosialisasi di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan informasi kependudukan;
  6. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban kepada atasan; dan
  7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

e.   Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas mengkoordinir  kegiatan Pencatatan Sipil. Uraian tugas dimaksud sebagai berikut :

  1. Menyusun program atau petunjuk teknis pelaksanaan Pencatatan Sipil;
    1. Mengkoordinir pelayanan dan verifikasi berkas pencatatan sipil;
    1. Memberi petunjuk/bimbingan kepada bawahan sehingga dapat melaksanakan tugasnya  dengan baik, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
    1. Memberi saran dan bahan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan Pencatatan Sipil;
    1. Membuat laporan kegiatan sebagai pertangungjawaban pelaksanaan tugas kepada atasan;
    1. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Bidang Pencatatan Sipil terdiri dari 3 (tiga) seksi:

  1. Seksi Kelahiran dan Kematian

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian mempunyai tugas melayani kegiatan Pencatatan Sipil.

Uraian tugas dimaksud  adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan penyiapan bahan pencatatan, pemeriksaan dan penelitian berkas persyaratan permohonan kepemilikan Akta Kelahiran dan Akta Kematian;
  2. Melaksanakan Pendaftaran Permintaan Kepemilikan Kutipan Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kematian;
  3. Melaksanakan pencatatan dan pemberian surat keterangan laporan kelahiran dan kematian; dan
  4. Melaksanakan pengolahan data dan penerbitan Kutipan Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kematian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).
  • Seksi Perkawinan dan Perceraian

Kepala Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas melayani kegiatan Pencatatan Sipil

Uraian tugas yang dimaksud adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan penyiapan bahan pencatatan, pemeriksaan dan penelitian berkas persyaratan permohonan kepemilikan Akta Perkawinan dan Akta Perceraian;
  2. Melaksanakan pendaftaran permintaan kepemilikan Kutipan Akta Perkawinan dan Akta Perceraian;
  3. Melaksanakan Pencatatan dan Pemberian Surat Keterangan Laporan, Perkawinan, dan Perceraian;
  4. Melaksanakan pengolahan data dan penerbitan Akta Perkawinan dan Akta Perceraian;
  • Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada pelaksana;
  • Melaksanakan pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan Pencatatan Perkawinan dan Perceraian;
  • Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepada atasan; dan
  • Melaksanakan monitoring, evaluasi dan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi Pengangkatan, Pengakuan, Pengesahan Anak, Pembatalan Akta dan Perubahan dan Pencatatan Kewarganegaraan

Kepala Seksi Pengangkatan, Pengakuan, Pengesahan Anak, Pembatalan Akta dan Perubahan dan Pencatatan Kewarganegaraan mempunyai tugas melayani kegiatan pencatatan sipil.

Uraian tugas yang dimaksud adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan penyiapan bahan pencatatan, pemeriksaan dan penelitian berkas persyaratan permohonan pengangkatan, pengakuan, pengesahan anak, pembatalan akta dan perubahan dan pencatatan kewarganegaraan bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA);
  2. Melaksanakan Pendaftaran, pencatatan dan pemberian surat keterangan laporan pengangkatan, pengakuan, pengesahan anak, pembatalan akta dan dan perubahan dan pencatatan kewarganegaraan bagi  Warga  Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA);
  3. Melaksanakan pengolahan data dan penerbitan akta pengakuan dan pencatatan kewarganegaraan bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA);
  4. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada pelaksana;
  5. Melaksanakan Pembinaan di Kecamatan dan Desa/Kelurahan berkaitan dengan  Pengangkatan, Pengakuan, Pengesahan Anak, Pembatalan Akta dan Perubahan dan pencatatan Kewarganegaraan bagi  Warga  Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA);
  6. Membuat laporan kegiatan sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada atasan; dan
  7. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
  • Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan bidang tenaga fungsional masing-masing sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

  1. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya;
  2. Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas;
  3. Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja; dan
  4. Jenis Jabatan Fungsional ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  • Unit Pelaksana Teknis Dinas

1.   UPTD mempunyai kedudukan sebagai unsur pelaksana teknis operasional Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

2.   UPTD dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Kepala Dinas.